Деятельность любого предприятия не возникает ниоткуда и не исчезает бесследно. Она отображена в документах – бумажные носители той или иной информации. В результате производственного процесса любого предприятия (магазин, учебные заведение, заводы, фабрики и т.д.) образуется архив - документы за определенный период времени, сданные на хранение. Срок хранения у документов различный, поэтому архив периодически необходимо просматривать и производить уничтожение документов, срок хранения которых закончился.
Просмотр и уничтожение архива – процесс не хаотичный. Он требует необходимых знаний, опыта и занимает довольно много времени. Поэтому для любого предприятия лучшим решением будет поручить уничтожение документов специалистам, чтобы не отвлекать от производственного процесса немало людей на неограниченный срок.
Чем такое решение будет лучше?
• Освобождает от необходимости содержать опытного архивариуса, знающего все азы архивного законодательства.
• Значительный выигрыш во времени.
• Гораздо больший порядок в документообороте.
• Ваше спокойствие.
Уничтожение документов (технические отчеты, бухгалтерские документы), уничтожение тиража (газеты, журналы, книги), а также уничтожение продукции небумажного характера, происходит методом шредирования (с использованием шредера или промышленного пресса) или сжигания. В любом случае,
уничтожение архива самостоятельно требует наличия определенных условий для утилизации, а также необходимого оборудования. А это, мягко говоря, нецелесообразно для любого предприятия, поскольку уничтожение продукции происходит периодически (ежеквартально или ежегодно). В остальное время довольно дорогостоящая техника просто будет простаивать.
Дальновидные и умеющие считать свои затраты руководители предприятий доверяют уничтожение продукции специализирующимся на оказании таких специфических услуг компаниям. Чтобы ваши документы были уничтожены, как полагается, а не ходили из рук в руки на радость конкурентам и проверяющим органам, к выбору компании следует отнестись со всей ответственностью.
Более того, при утилизации необходимо присутствие представителя предприятия, чтобы составить и подписать акт об уничтожении документов. После того, как акт будет приобщен к текущей документации, процесс утилизации считается завершенным.
